Πώς να ξεπεράσεις τις προκλήσεις του διασκορπισμού ως διαχειριστής ακινήτων

Η διαχείριση ακινήτων παρουσιάζει μοναδικές προκλήσεις, ιδίως καθώς αυξάνεται το μέγεθος του χαρτοφυλακίου ακινήτων υπό διαχείριση. Από την οργάνωση και τη διατήρηση εγγράφων τεκμηρίωσης και δεδομένων του ακινήτου, τον χειρισμό και την υποβολή οικονομικών καταστάσεων, την αντιμετώπιση δύσκολων ενοικιαστών, απαιτητικών ιδιοκτητών και την επίλυση ζητημάτων (για να αναφέρουμε μόνο ένα μικρό μέρος της καθημερινής εργασίας), οι διαχειριστές ακινήτων έχουν πολλά θέματα που τους απασχολούν καθημερινά αλλά και για μεγάλο χρονικό διάστημα. Οι διαχειριστές ακινήτων εκτελούν εργασία γνώσεων που απαιτεί σημαντικές δεξιότητες συντονισμού. Η έρευνα αγοράς της ομάδας μας αποκάλυψε ότι πολλές προκλήσεις που αντιμετωπίζουν οι διαχειριστές ακινήτων έχουν να κάνουν με μία από τις τρεις θεμελιώδεις σπατάλες της εργασίας γνώσης: «διασκορπισμός». Στα Αγγλικά: “scatter”.

Τι εστί «διασκορπισμός»;

Ο διασκορπισμός αναφέρεται στην αποδιοργάνωση και τον κατακερματισμό των πληροφοριών που συμβαίνει στην καθημερινή και μακροπρόθεσμη εργασία ενός διαχειριστή ακινήτων. Είναι το φυσικό αποτέλεσμα της ανάγκης χειρισμού ενός μεγάλου πλήθους εργασιών και πληροφοριών και των πηγών τους, όπως η λήψη οδηγιών, αιτημάτων, εγγράφων, αρχείων, σημειώσεων, μηνυμάτων και email, γεννιέται στις στιγμές που μεσολαβούν μεταξύ της λήψης οποιουδήποτε είδους πληροφορίας και της λήψης μιας απόφασης ή της ανάληψης δράσης βάσει αυτής, οδηγεί σε αναποτελεσματικότητα και μπορεί να δημιουργήσει σημαντικά προβλήματα αν αφεθεί να ενταθεί ανεξέλεγκτα.

Πώς ο διασκορπισμός επηρεάζει τους διαχειριστές ακινήτων

Ο διασκορπισμός μπορεί να είναι ένα φυσικό, “ενδημικό” μέρος της εργασιακής ζωής ενός διαχειριστή ακινήτων, αλλά είναι επίσης κάτι που πρέπει να καταπολεμάται συνεχώς, να αποδεκατίζεται και να μειώνεται στο ελάχιστο επιτρεπτό. Η μείωση του διασκορπισμού είναι ένας από τους πρωταρχικούς στόχους κάθε πρωτοβουλίας ψηφιοποίησης ή αυτού που ορισμένοι αποκαλούν “ψηφιακό μετασχηματισμό”. Με την οργάνωση των πληροφοριών και τη συσχέτισή τους με άλλες, ήδη οργανωμένες πληροφορίες, ο διαχειριστής ακινήτων “ξεφορτώνει” αυτές τις πληροφορίες από τον εγκέφαλό του σε ένα ψηφιακά οργανωμένο “μέρος”, μειώνει το γνωστικό του φορτίο από τη διατήρηση όλων αυτών των πληροφοριών και των νοητικών συσχετισμών τους στο μυαλό του και μπορεί να επικεντρωθεί στη λήψη καλύτερα τεκμηριωμένων αποφάσεων και στη λήψη μέτρων.

Το Breek.gr είναι το μοναδικό στην Ελλάδα διαδικτυακό λογισμικό για τη διαχείριση ακινήτων, σχεδιασμένο από το μηδέν για να βοηθήσει τους διαχειριστές ακινήτων να αντιμετωπίσουν πολλές προκλήσεις, ξεκινώντας ακριβώς από αυτές που προκαλεί ο διασκορπισμός. Δίνοντας τη δυνατότητα στους διαχειριστές ακινήτων να κρατούν συνεχώς τον διασκορπισμό χαμηλό χάρη σε ένα διακριτικό και φιλικό προς τον χρήστη περιβάλλον εργασίας και πλούσια λειτουργικότητα, το Breek.gr κάνει το έργο τους απλούστερο και πιο αποτελεσματικό. Ως διαχειριστής ακινήτων, με το Breek.gr μπορείς να αντιμετωπίσεις ικανότατα τις ακόλουθες επαναλαμβανόμενες και συνεχείς προκλήσεις:

Πρόκληση 1: Εύκολη αναζήτηση, εύρεση και επεξεργασία των πληροφοριών, ακόμη και όταν αυτές σε πλημμυρίζουν

Ο διασκορπισμός πληροφοριών και η χαμένη ή ξεπερασμένη τεκμηρίωση μπορούν να δημιουργήσουν σημαντικά ζητήματα για τους διαχειριστές ακινήτων. Για παράδειγμα, ένας διαχειριστής ακινήτων μπορεί να χάσει ένα κρίσιμο αρχείο συντήρησης μιας ηλεκτρικής συσκευής ή την τεκμηρίωση μιας κατασκευαστικής παρέμβασης σε ένα ακίνητο, επειδή το αρχείο ήταν αποθηκευμένο ως συνημμένο ενός παλιού email ή ως αρχείο σε ένα στικάκι USB που έχει χαθεί εδώ και καιρό σε κάποιο συρτάρι.

Η βασική βαθμίδα Capture του Breek.gr προσφέρει τη δυνατότητα δημιουργίας και διατήρησης ενός ψηφιακού φακέλου ακινήτου που διασφαλίζει ότι τα δεδομένα και τα αρχεία που σχετίζονται με κάθε ακίνητο μπορούν να αποθηκευτούν σε ένα μέρος και να γίνουν εύκολα αναζητήσιμα και εύκολα εντοπίσιμα και ανακτήσιμα. Η βαθμίδα προηγμένης λειτουργικότητα Monitor του διαδικτυακού λογισμικού μας για τη διαχείριση ακινήτων καθιστά δυνατή και εύκολη τη συσχέτιση αυτών και ακόμη περισσότερων πληροφοριών με περαιτέρω αρχεία, όπως κτίρια, συγκροτήματα, εργασίες, μισθώσεις, οικονομικές συναλλαγές, περιεχόμενα οικοσκευής, επαφές και πολλά άλλα. Αυτό αποτρέπει τον διασκορπισμό των πληροφοριών και καθιστά εύκολη την πρόσβαση στην τεκμηρίωση για νομικούς, οικονομικούς, φορολογικούς και επιχειρησιακούς σκοπούς, και έτσι βοηθά τους διαχειριστές ακινήτων να διεκπεραιώσουν υποθέσεις χωρίς να χρειάζεται να ψάχνουν χαρτιά σε σκονισμένους φακέλους ή να αναζητούν σε παλιά ηλεκτρονικά μηνύματα, σκληρούς δίσκους και στικάκια USB για αποδιοργανωμένα αρχεία χωρίς συσχετισμό με άλλη πληροφορία.

Πρόκληση 2: Παράμεινε αποτελεσματικός, ακόμη και όταν το πλήθος των ακινήτων που διαχειρίζεσαι αυξάνεται

Η παρακολούθηση διαφόρων ακινήτων, μισθώσεων, λειτουργιών και εγγράφων μπορεί να είναι συντριπτική για τους διαχειριστές ακινήτων, ειδικά καθώς η επιτυχία γεννάει επιτυχία και ο αριθμός των ακινήτων που διαχειρίζονται αυξάνεται όλο και πιο γρήγορα, πέραν από την ικανότητά τους να αντιμετωπίζουν ένα συνεχές βασικό φορτίο πραγμάτων που πρέπει να φροντίσουν, και τις περιστασιακές «μαζικές επιθέσεις καρχαριών» . Για παράδειγμα, ένας διαχειριστής ακινήτων θα μπορούσε να διακινδυνεύσει να χάσει την επερχόμενη ημερομηνία ανανέωσης για πολλαπλές μισθώσεις, ειδικά όταν η ημερομηνία αυτή συμπίπτει μεταξύ των μισθώσεων, κάτι που είναι πιο πιθανό να συμβεί όσο μεγαλώνει το χαρτοφυλάκιο ακινήτων υπό διαχείριση. Ένα άλλο παράδειγμα είναι η παρακολούθηση των διαφορετικών προγραμμάτων συντήρησης ακινήτων, η οποία μπορεί να είναι χαοτική και συγκεχυμένη όταν γίνεται με «χαρτί και καλαμάρι», ή η παροχή οικονομικών επισκοπήσεων και αναφορών σε πολυάριθμους ιδιοκτήτες ακινήτων.

Η κεντρική ηλεκτρονική πλατφόρμα του Breek.gr επιτρέπει στους διαχειριστές ακινήτων να παρακολουθούν τα πάντα σε ένα μέρος. Η βαθμίδα προηγμένης λειτουργικότητας Monitor παρέχει αυτοματοποιημένες ειδοποιήσεις, όπως για καθυστερημένες πληρωμές ενοικίων, λήξεις μισθώσεων και εγγυήσεων και εισερχόμενα αιτήματα εργασιών από ιδιοκτήτες και ενοίκους. Οι ειδοποιήσεις αποστέλλονται τόσο άμεσα, όταν συμβαίνει κάτι σχετικό, όσο και αρκετά νωρίτερα (βάσει των ρυθμίσεων του χρήστη), διασφαλίζοντας ότι τίποτα δεν μπορεί να παραβλεφθεί και βοηθώντας τον διαχειριστή ακινήτων να παραμένει στην κορυφή των πραγμάτων, ακόμη και όταν το υπό διαχείριση χαρτοφυλάκιό του μεγαλώνει.

Ως διαχειριστής ακινήτων δε χρειάζεται πλέον να εξετάζεις ενεργά μια λίστα με εκκρεμή και επερχόμενα πράγματα που πρέπει να φροντίσεις. Αντ’ αυτού, μείνε ψύχραιμος και άσε το Breek.gr να σε ειδοποιήσει έγκαιρα για οτιδήποτε απαιτεί την προσοχή σου. Επίσης, καθώς το Breek.gr επιτρέπει στους ιδιοκτήτες ακινήτων να αποκτήσουν άμεση πρόσβαση στις πληροφορίες των ακινήτων τους, ο φόρτος εργασίας για την υποβολή εκθέσεων σε εσένα, τον διαχειριστή ακινήτων, μειώνεται δραστικά.

Πρόκληση 3: Διατήρησε τον έλεγχο των θεμάτων που παρακολουθείς, ακόμη και όταν η πολυπλοκότητα είναι δεδομένη

Η προοπτική διαχείρισης ενός μεγάλου χαρτοφυλακίου ακινήτων μπορεί να είναι αποθαρρυντική, μπορεί να γίνει εξίσου αποθαρρυντική ακόμη και αν το χαρτοφυλάκιό σου είναι μικρό αλλά αποτελείται από ακίνητα που απαιτούν συχνά την προσοχή σου, με δύσκολους ενοικιαστές, με ιδιοκτήτες που είναι προσανατολισμένοι στη λεπτομέρεια και στην απόδοση, ή και όλα τα παραπάνω. Όλες αυτές οι πηγές, και όχι μόνο, αποτελούν βασικούς παράγοντες πολυπλοκότητας στη διαχείριση ακινήτων που συμβάλλουν σε ένα διάχυτο αίσθημα ότι είσαι καταβεβλημένος από τον τεράστιο όγκο των πραγμάτων που πρέπει να παρακολουθείς και να διεκπεραιώνεις.

Για παράδειγμα, ένας διαχειριστής ακινήτων μπορεί να δυσκολεύεται να συντονίζει τις εργασίες και να ενημερώνει τους ιδιοκτήτες σχετικά με την οικονομική απόδοσης ακινήτων σε διαφορετικές τοποθεσίες ή ακόμη και ακινήτων στην ίδια τοποθεσία. Μπορείς να χρησιμοποιήσεις τη λειτουργία «Ομάδες Ακινήτων» του Breek.gr για να ομαδοποιήσεις τα ακίνητα σε ένα Κτίριο (με βάση την κοινή διεύθυνσή τους) και/ή σε ένα Συγκρότημα (με βάση την γειτνίασή τους με βάση την κοοινό ταχυδρομικό κώδικά τους). Είναι επίσης δυνατό να φιλτράρεις τις οικονομικές συναλλαγές, τις εργασίες και τις μισθώσεις με βάση διάφορα κριτήρια, συμπεριλαμβανομένων των επιλεγμένων ακινήτων, καθιστώντας ευκολότερο και αποτελεσματικότερο τον προσδιορισμό της κατάστασης των πολυάριθμων πραγμάτων που πρέπει να παρακολουθείς ως διαχειριστής ακινήτων: από τη συντήρηση και τις επισκευές έως τις οικονομικές επιδόσεις.

Για παράδειγμα, αν πρέπει να ελέγξεις ποιοι ενοικιαστές έχουν καθυστερήσει την εξόφληση των ενοικίων τους σε ένα συγκεκριμένο κτίριο, το Breek.gr σου επιτρέπει να φιλτράρεις και να εντοπίζεις γρήγορα αυτούς τους ενοικιαστές, επιτρέποντας την άμεση αποστολή υπενθυμίσεων μέσω email. Ομοίως, η παρακολούθηση των εργασιών συντήρησης ανά ομάδα ακινήτων βοηθά να διασφαλιστεί ότι κανένα ακίνητο δεν παραμελείται και ότι όλες οι απαραίτητες επισκευές ολοκληρώνονται εγκαίρως.

Επιπλέον, ο έλεγχος κατανάλωσης από παρόχους υπηρεσιών κοινής ωφέλειας για πολλαπλές ιδιοκτησίες μπορεί να γίνει περίπλοκος. Το Breek.gr σου επιτρέπει να καταγράφεις τους αριθμούς αναγνώρισης των μετρητών κοινής ωφέλειας, την κατάστασή τους (όπως κιλοβατώρες, λίτρα νερού, και κυβικά φυσικού αερίου που καταναλώνονται) και να επισυνάπτεις φωτογραφίες που αποδεικνύουν την κατάστασή τους και τη θέση τους. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για πολυκατοικίες, όπου ο εντοπισμός του μετρητή που ανήκει σε κάθε διαμέρισμα μπορεί να είναι δύσκολος.

Συμπέρασμα

Ο διασκορπισμός προκαλεί σύγχυση και άγχος τα οποία ενίοτε κάνουν τη διαχείριση ακινήτων δύσκολη, με ανυπέρβλητες απαιτήσεις του χρόνου του διαχειριστή. Η διαχείριση ακινήτων, ως συντονιστική εργασία με μεγάλο πλήθος ενεργειών και αποφάσεων συνοδεύεται από προκλήσεις που προκαλούνται από τον διασκορπισμό που είναι συνυφασμένος με το επάγγελμα αυτό καθαυτό. Όμως, με τα κατάλληλα ψηφιακά εργαλεία, ο διαχειριστής ακινήτων μπορεί να αντιμετωπίσει αυτές τις προκλήσεις αποτελεσματικά. Το Breek.gr προσφέρει μια ολοκληρωμένη λύση που απλοποιεί τη διαχείριση ακινήτων, βοηθώντας τους ιδιοκτήτες και τους διαχειριστές ακινήτων να επιτύχουν τους στόχους τους με ευκολία.

Είτε επιβλέπεις ένα πολυποίκιλο χαρτοφυλάκιο ακινήτων είτε διαχειρίζεσαι λιγότερα ακίνητα, το Breek.gr είναι έτοιμο να εκσυγχρονίσει τις δραστηριότητές σου με ακρίβεια και ευκολία. Σκέψου να διαχειρίζεσαι με ευχέρεια αιτήματα ενοικιαστών και ιδιοκτητών, να παρέχεις σχολαστικές οικονομικές αναφορές στους ιδιοκτήτες, και να συντονίζεις αποτελεσματικά τις εργασίες σε πολλαπλές ιδιοκτησίες, και όλα αυτά από μία μοντέρνα και εύχρηστη πλατφόρμα. Με το Breek.gr, όχι μόνο μπορείς να κατακτήσεις τις προκλήσεις του διασκορπισμού και της πολυπλοκότητας, αλλά και να τις μετατρέψεις σε ευκαιρίες για αυξημένη αποτελεσματικότητα και παροχή ελκυστικών υπηρεσιών προς τους ιδιοκτήτες ακινήτων που θα εκτιμήσουν την ψηφιακά ενισχυμένη επιμέλεια και σχολαστικότητά σου.

Σκέψου την ηρεμία που σου προσφέρει η γνώση ότι κάθε εργασία παρακολουθείται, κάθε έγγραφο αποθηκεύεται και συσχετίζεται σωστά και κάθε προθεσμία τηρείται χωρίς το άγχος της χειροκίνητης επίβλεψης. Το Breek.gr σου δίνει τη δυνατότητα να επικεντρωθείς σε αυτά που πραγματικά έχουν σημασία: να χτίσεις ισχυρές σχέσεις με τους ιδιοκτήτες, να ασχοληθείς με τους ενοικιαστές, να βελτιστοποιήσεις την απόδοση των ακινήτων και τη μακροπρόθεσμη αξία τους, να υπερβείς τις προσδοκίες των ιδιοκτητών και να αυξήσεις τις αμοιβές σου για τη διαχείριση ακινήτων. Γίνετε κι εσύ ένας από τους διαχειριστές ακινήτων που έχουν αγκαλιάσει την ψηφιακή επανάσταση με το Breek.gr και δες πώς η καινοτόμος πλατφόρμα μας μπορεί να ανεβάσει τις πρακτικές διαχείρισης ακινήτων σου σε νέα ύψη.

Μην περιμένεις άλλο. Κάνε δωρεάν εγγραφή και καταχώρισε έως και 5 ακίνητα με ευκολία, γνωρίζοντας ότι το Breek.gr είναι ο αξιόπιστος συνεργάτης σου για την απλοποίηση της διαχείρισης ακινήτων σε όλη την Ελλάδα.