Βελτιωμένη διαχείριση συναλλαγών με το Breek.gr 2.4 - The Transactions Update

Μετά την πρόσφατη αναβάθμιση του Breek.gr στην έκδοση 2.3 και ως μία ακόμη βελτίωση της εφαρμογής με βάση τις συζητήσεις με μέλη της πλατφόρμας μας, μία ακόμη αναβάθμιση του Breek.gr είναι πλέον live και διαθέσιμη για όλους. H έκδοση 2.4 (“The Transactions Update”) προσφέρει λειτουργίες καταχώρισης και διαχείρισης οικονομικών συναλλαγών και αποτελεί το πρώτο βήμα της συνεχόμενης βελτίωσης του σχετικού υποσυστήματος με στόχο ως τον Οκτώβριο να σου προσφέρουμε τη δυνατότητα πλήρους διαχείρισης συναλλαγών όχι μόνο με την απλογραφική, αλλά και την διπλογραφική μέθοδο, ανάλογα με τις ανάγκες και παραμέτρους της κάθε συναλλαγής.

“The Transactions Update” (αναβάθμιση του υποσυστήματος συναλλαγών)

Μέχρι την έκδοση 2.3 μπορούσες να καταχωρίσεις οικονομικές συναλλαγές, να τις συσχετίσεις με Ακίνητο, Μίσθωση ή Εργασία, και να τις επιβεβαιώσεις, δηλαδή να τις μαρκάρεις ως εξοφλημένες. Με βάση την αρχική μας έρευνα αγοράς από το 2021 ως και το 2023, το Breek.gr ως και την έκδοση 2.3 δεν υποστήριζε μεταβολές στις καταχωρίσεις οικονομικών συναλλαγών, παραλληλίζοντας έτσι τη λειτουργία κάθε συστήματος e-banking. Η μοναδική μεταβολή που επιτρεπόταν ήταν η αλλαγή της κατάστασης μιας συναλλαγής από «μη επιβεβαιωμένη» (δηλαδή, ανεξόφλητη/εκκρεμής) σε «επιβεβαιωμένη» (εξοφλημένη/τακτοποιημένη). Με άλλα λόγια, η σελίδα της «καρτέλας» της κάθε συναλλαγής στο Breek.gr ήταν κλειδωμένη για μεταβολές, με εξαίρεση την αλλαγή κατάστασης επιβεβαίωσης (εξόφλησης).

Καθώς το πλήθος των μελών του Breek.gr συνεχίζει να αυξάνεται, τους τελευταίους 4 μήνες (και ειδικά μετά την Premium Real Estate Expo 2025 ) όλο και περισσότερα μέλη μας και ενδιαφερόμενοι μας ανέφεραν ότι κατά αυτόν τον τρόπο δεν (θα) μπορούσαν πλέον να διορθώσουν τυπογραφικά σφάλματα στο ποσό της συναλλαγής, τον τίτλο ή τον κωδικό αναφοράς της (κωδικός RF ή άλλο αναγνωριστικό), ή π.χ. τη λάθος επιλογή μεθόδου εξόφλησης κατά τη δημιουργία της καταχώρισης.

Στην έκδοση v2.4 του Breek.gr αυτός ο περιορισμός έχει πλέον αναιρεθεί πλήρως. Ανταποκριθήκαμε στις νέες ανάγκες των μελών μας με τον ανασχεδιασμό από το μηδέν και την αναδιοργάνωση των πληροφοριών της καρτέλας μιας Συναλλαγής, ώστε πλέον να είναι εφικτή η πλήρης μεταβολή της. Δικαίωμα μεταβολών παρέχεται αποκλειστικά και μόνο στο μέλος του Breek.gr που έχει οριστεί ως Διαχειριστής του ακινήτου με το οποίο η συναλλαγή συνδέεται άμεσα ή έμμεσα (μέσω μίσθωσης, εργασίας, ή εργασίας σχετικής με μίσθωση του ακινήτου).

Ταχύτερη καταχώριση

Μπορείς πλέον να δημιουργήσεις νέα καταχώριση συναλλαγής ευκολότερα και από παντού: μέσω ενός νέου παραθύρου το οποίο είναι προσβάσιμο από παντού μέσω του πλήκτρου Γρήγορης Προσθήκης (το σύμβολο «συν» στη άνω μπάρα της εφαρμογής), μέσα από την ενότητα Οικονομικά ενός Ακινήτου, μιας Εργασίας ή Μίσθωσης, και από τη σελίδα της ενότητας Οικονομικά.

Στοιχεία πληρωμής

Στην ενότητα «Στοιχεία πληρωμής» της συναλλαγής μπορείς να επεξεργαστείς τον τίτλο της συναλλαγής, να αλλάξεις την ημερομηνία καταχώρισης (κατ’αντιστοιχία του “booking date” ενός συστήματος e-banking), να ορίσεις έναν από τους προγενέστερους 6 τύπους συναλλαγής ή από τους 2 καινούριους («Χρέωση» και «Πίστωση», περισσότερα παρακάτω), να ορίσεις το ποσό, τον τρόπο πληρωμής και κωδικό αναφοράς/αναγνώρισης, καθώς και να επιλέξεις ένα ή περισσότερα έγγραφα που έχεις ανεβάσει ως εντολές πληρωμής.

Κατάσταση εξόφλησης

Στην ενότητα «Κατάσταση εξόφλησης» μπορείς να επεξεργαστείς την πιθανή προθεσμία εξόφλησης, και να αλλάξεις την κατάσταση της συναλλαγής ανάμεσα σε εκκρεμή ή εξοφλημένη, όπως και να καταγράψεις (αν θες) την ημερομηνία την οποία εξοφλήθηκε (δηλαδή η “ημερομηνία αξίας”, το αντίστοιχο του “valeur” / “value date” από συστήματα e-banking). Επίσης μπορείς να επιλέξεις ένα ή περισσότερα έγγραφα από αυτά που έχεις μεταφορτώσει ως αποδεικτικά κατάθεσης και παραστατικά (τιμολόγια, αποδείξεις).

Με βάση τα διαθέσιμα στοιχεία πληρωμής και την κατάσταση εξόφλησης, το Breek.gr αυτόματα σου παρουσιάζει εικονίδιο το οποίο υποδεικνύει αν η συναλλαγή εκκρεμεί, αν έχει εξοφληθεί, αν είναι εκπρόθεσμη, ή αν λείπουν στοιχεία τα οποία καθορίζουν την κατάστασή της.

Αναβαθμισμένη λίστα συναλλαγών

Το εικονίδιο εμφανίζεται επίσης και στην βελτιωμένη λίστα της ενότητας Οικονομικά . Επίσης είναι πλέον διαχωρισμένα πλέον τα αθροίσματα εσόδων/εξόδων και το αποτέλεσμά τους από τα αντίστοιχα αθροίσματα εγγυήσεων/επιστροφών και του ισοζυγίου τους:

Βελτιωμένη διαχείριση εγγράφων της συναλλαγής

Οι πρόσφατες βελτιώσεις της αναβάθμισης του Breek.gr στην έκδοση 2.3 για τη διαχείριση εγγράφων επεκτείνονται πλέον και στις συναλλαγές. Μπορείς να ανεβάσεις διάφορα έγγραφα τα οποία θα αντιστοιχιστούν με τη συναλλαγή. Όπως κάθε έγγραφο πλέον στο Breek.gr, έτσι και εδώ μπορείς να ορίσεις (αν θες) ημερομηνίες ισχύος ή/και λήξης, και να κατηγοριοποιήσεις το έγγραφο με βάση τις κατηγορίες και υποκατηγορίες που επιτρέπονται για έγγραφα μιας συναλλαγής. Π.χ., λογαριασμοί παροχών (φως, νερό, τηλέφωνο, κτλ.), τιμολόγια και λογαριασμοί υπηρεσιών, αποδείξεις και καταθετήρια, φόροι, κοκ.

Από αυτά τα έγγραφα μπορείς στις δύο ενότητες («Στοιχεία πληρωμής» και «Κατάσταση εξόφλησης») να «προμοτάρεις» κάποια για γρηγορότερη πρόσβαση στα πιο καίρια έγγραφα της συναλλαγής (παραστατικά, αποδεικτικά κατάθεσης, και εντολές πληρωμής).

Δυνατότητα διαγραφής συναλλαγής και γρήγορης επισήμανσης ως εξοφλημένη

Απλό, αλλά σημαντικό: ίσως να καταχώρισες μια συναλλαγή δεύτερη φορά κατά λάθος. Πλέον μπορείς να τη διαγράψεις. Από το ίδιο μενού σε κάθε γραμμή της λίστας συναλλαγών στην ενότητα Οικονομικά μπορείς επίσης να την μαρκάρεις ως εξοφλημένη στα γρήγορα χωρίς να ανοίξεις την καρτέλα της:

Πέραν αυτών των νέων λειτουργιών, η σημαντικότερη βελτίωση είναι η επέκταση της λίστας τύπων συναλλαγής με δύο νέες επιλογές, οι οποίες ανοίγουν το δρόμο για την προσεχή αναβάθμιση του συστήματος διαχείρισης συναλλαγών του Breek.gr προς τη διπλογραφική μέθοδο, κατ´επιλογήν.

Νέοι τύποι συναλλαγών, ως προετοιμασία για τη διπλογραφική μέθοδο

Ως και το Breek.gr v2.3, οι 6 διαφορετικοί τύποι συναλλαγών ήταν:

• Έσοδα: τυπικά, έσοδα από μισθώσεις.
• Έξοδα: διάφορα έξοδα, είτε λόγω υποχρεώσεων σχετικών με το ακίνητο (π.χ. νομικών, φορολογικών, κτλ.), είτε με κάποια μίσθωσή του, είτε ως αποτέλεσμα μια εργασίας σχετικής με το ακίνητο (όπως π.χ. κάποια συντήρηση ή επισκευή) ή με κάποια μίσθωση αυτού.
• Διάφορα έσοδα: για έσοδα που θέλεις να ομαδοποιήσεις με διαφορετικό τρόπο από ότι τα συνήθη έσοδα.
• Διάφορα έξοδα: για έξοδα που θέλεις να αρχειοθετήσεις με διαφορετικό τρόπο από ότι τα συνήθη έξοδα.
• Κατάθεση: για εγγυήσεις, τυπικά σχετικές με μίσθωση.
• Επιστροφή: για επιστροφές εγγυήσεων.

Απλογραφική μέθοδος

Οι επιλογές αυτές παραμένουν ως είχαν και υποδεικνύουν τη χρήση απλογραφικής μεθόδου για την καταχώριση της συναλλαγής. Για παράδειγμα: μόλις αγόρασες νέους λαμπτήρες τύπου LED προς αντικατάσταση των υπάρχοντων τύπου φθορισμού, ώστε να μειώσεις την ενεργειακή κατανάλωση του ακινήτου. Διενέργησες την αγορά με χρήση χρεωστικής κάρτας και εξόφλησες το ποσό των 60 € του τιμολογίου επιτόπου εντός του καταστήματος. Θέλεις να απεικονίσεις αυτή την αγορά ως έξοδο συσχετισμένο με το ακίνητο, και να την επισημάνεις ως εξοφλημένη, ώστε το Breek.gr να την λαμβάνει υπόψιν στους υπολογισμούς των συγκεντρωτικών εξόδων στη σελίδα «Ανάλυση Οικονομικής Κατάστασης» (το “ledger”) του σχετικού ακινήτου.

Καθώς το κατάστημα από το οποίο αγόρασες τους λαμπτήρες δεν είναι μέλος του Breek.gr και επαφή σου, δε μπορείς ούτε και έχει νόημα να ακολουθήσεις διπλογραφική μέθοδο και να δημιουργήσεις έτσι μία συναλλαγή με τύπο «Πίστωση» (με αυτόματη δημιουργία αντίστοιχης συναλλαγή με τύπο «Χρέωση» προς την επαφή), ώστε μετά να δημιουργήσεις μία ακόμη συναλλαγή ώστε να ισοσκελίσεις το λογιστικό υπόλοιπο. Κάτι τέτοιο θα ήταν ανούσια περίπλοκο και γραφειοκρατικό, καθώς η υποχρέωση έχει ήδη τακτοποιηθεί. Πολύ απλά, θέλεις:

1. Να καταχωρίσεις στο Breek.gr ότι το ακίνητο είχε ένα έξοδο 60 € και ότι πλήρωσες το τιμολόγιο με ΜΑΡΚ 40000…κτλ. με κάρτα.
2. Να επισημάνεις τη συναλλαγή ως εξοφλημένη.

Σε αυτή την περίπτωση, επιλέγεις «Έξοδο» ως τον τύπο της Συναλλαγής, το οποίο συνεπάγεται απλογραφική μέθοδο. Ο ισοσκελισμός του υπολοίπου έτσι δεν προκύπτει από την καταχώριση μιας ακόμη συναλλαγής, αλλά από την μεταβολή της κατάστασης εξόφλησης από «εκκρεμής» σε “εξοφλημένη”. Μάλιστα, με βάση συζητήσεις της ομάδας μας με μέλη, η κατάσταση μιας συναλλαγής με τύπο «Έσοδα», «Έξοδα», «Διάφορα έσοδα» ή «Διάφορα έξοδα» είναι εξ’ορισμού “εξοφλημένη” κατά τη δημιουργία της νέας συναλλαγής, καθώς αυτή είναι και η πιο πιθανή περίπτωση για τέτοιες συναλλαγές. Μπορείς προφανώς να αλλάξεις την κατάσταση είτε κατά τη δημιουργία της συναλλαγής είτε αργότερα, μέσω μεταβολής της καρτέλας της. Όλες οι ως τώρα προσφερόμενες επιλογές του τύπου συναλλαγής υποδεικνύουν τη χρήση απλογραφικής μεθόδου.

Προσεχώς και διπλογραφική μέθοδος

Προσθέσαμε λοιπόν δύο ακόμη επιλογές στη λίστα: «Χρέωση» και «Πίστωση». Οι δύο αυτές επιλογές υποδεικνύουν τη χρήση διπλογραφικής μεθόδου. Στην έκδοση v2.4 δεν συνεπάγεται αυτό ακόμη κάποιο διαφορετικό χειρισμό είτε από εσένα είτε από το σύστημα. «Χρέωση» σημαίνει «έξοδο της σχετικής καταγραφής» και «Πίστωση» σημαίνει «έσοδο της σχετικής καταγραφής», και μπορείς ακόμη να μαρκάρεις μια συναλλαγή τέτοιων τύπων χειροκίνητα ως εξοφλημένη.

Σου προτείνουμε όμως να αρχίσεις από τώρα να επιλέγεις «Χρέωση» για συναλλαγές μελλοντικής (συνολικής ή τμηματικής) είσπραξης μισθωμάτων και «Πίστωση» για συναλλαγές για τις οποίες ο προμηθευτής εργασιών ή εξοπλισμού σου έχει προσφέρει πίστωση, δηλαδή δυνατότητα μελλοντικής εξόφλησης. Ο λόγος είναι ότι σε προσεχή αναβάθμιση του Breek.gr θα μπορείς να επιλέγεις τον «λογαριασμό» που θα πιστώνεται ή χρεώνεται αυτόματα από το Breek.gr κατά τη δημιουργία συναλλαγής με τύπο «Χρέωση» ή «Πίστωση», αντίστοιχα.

Πολύ απλά, η διπλογραφική μέθοδος θα σου δείχνει ξεκάθαρα τι οφείλεις ή σου οφείλουν, με αυτόματες καταχωρίσεις για ενοίκους και ιδιοκτήτες. Τα λογιστικά υπόλοιπα σωρεύονται κατά τη διάρκεια της διαχείρισης, κάτι που διευκολύνει την επικοινωνία με τον λογιστή σου, τον ιδιοκτήτη, και τον ένοικο, καθώς και την ανάλυση υπολοίπων στην ανάλυση οικονομικής κατάστασης του ακινήτου και της μίσθωσης. Άλλωστε, από την αναβάθμιση 2.2 (“The Ledger Update”) μπορείς να εξάγεις τη λίστα συναλλαγών της ανάλυσης οικονομικής κατάστασης ως αρχείο CSV και XLSX για χρήση π.χ. με το Excel και καλύτερη συνεργασία με τον λογιστή σου.

Σίγουρα, η διπλογραφική μέθοδος είναι πιο περίπλοκη. Για αυτό και αποφασίσαμε να την καταστήσουμε προαιρετική. Μπορείς να συνεχίσεις έτσι να ακολουθείς απλογραφική μέθοδο για την ίδια περίπτωση, εφόσον έχει γίνει πλήρης και όχι μερική εξόφληση του μισθώματος. Καθώς όμως η πραγματικότητα συχνά απέχει από τη θεωρία και σε μεγάλα χαρτοφυλάκια ακινήτων υπό διαχείριση είναι απίθανο α) να εξοφλούνται όλα τα μισθώματα πλήρως και εμπρόθεσμα και β) να εξυπηρετείς έναν μόνο ιδιοκτήτη ακινήτων, η επερχόμενη επέκταση του συστήματος συναλλαγών προς την πλήρη υποστήριξη διπλογραφικής μεθόδου αποτελεί μονόδρομο.

Για αυτό και σου προτείνουμε να αρχίσεις ήδη από τώρα:

1. Να δημιουργείς επαφές για τους ιδιοκτήτες κάθε ακινήτου και να τις αντιστοιχίζεις με το ακίνητο στην ενότητα «Ιδιοκτήτες» του ακινήτου.
2. Να δημιουργείς επαφές για τους ενοίκους κάθε ακινήτου και να τις αντιστοιχίζεις με τη μίσθωση κατά τη δημιουργία της.
3. Να καταχωρείς πληρωμές μισθωμάτων ως Χρέωση της μίσθωσης.
4. Να καταχωρείς πληρωμές αμοιβής διαχείρισης ως Πίστωση του ακινήτου.

Με αυτές τις πληροφορίες, η επερχόμενη αναβάθμιση του Breek.gr σε πλήρη υποστήριξη της διπλογραφικής μεθόδου θα είναι ικανή να δημιουργήσει αυτόματα τις χρεώσεις/πιστώσεις στις αντίστοιχες καταχωρίσεις και επαφές (ιδιοκτήτες και ένοικοι) χωρίς να χρειαστεί να κάνεις κάτι.

Προσεχείς αναβαθμίσεις

Τα κύρια στοιχεία του πλάνου αναβαθμίσεων των επόμενων τριών μηνών έχει ως εξής:

• Αύγουστος – The Tenancies Update: βελτίωση της διαχείρισης μίσθωσης με δυνατότητα μεταβολών για α) αναπροσαρμογή μισθώματος, β) μεταβολές ενοίκων, γ) επιλογή συγκεκριμένης ημέρας του μήνα ως προθεσμία εξόφλησης μισθώματος (δηλαδή ημέρα 1 ως 28, και όχι μόνο 1η/15η/28η του μήνα). Επίσης, δυνατότητα προ-δημιουργίας χρονοσειράς μελλοντικών συναλλαγών “in bulk”, για παράδειγμα για επερχόμενα μισθώματα, λογαριασμούς κτλ., ώστε να μπορείς να βλέπεις και προϋπολογισμό εξόδων/εσόδων.

• Σεπτέμβριος – The Double-Entry Update: ολοκλήρωση υλοποίησης της διπλογραφικής μεθόδου με αυτόματη χρέωση/πίστωση «λογαριασμών» των σχετικών επαφών (ιδιοκτήτες και ένοικοι). Επίσης, προσθήκη νέων επιλογών στις «Ρυθμίσεις» για ειδοποιήσεις, και νέα διαχείριση του χώρου αποθήκευσης με ενοποίηση «κατά πλάτος» όλων των ενεργών συνδρομών τύπου Monitor του λογαριασμού σου.

• Οκτώβριος – The Tasks Update: βελτιώσεις του υποσυστήματος διαχείρισης εργασιών και δυνατότητα εγγραφής με τον ρόλο του προμηθευτή υπηρεσιών. Επίσης, βελτιώσεις στο υποσύστημα ειδοποιήσεων, και ενεργοποίηση των λειτουργιών Τεχνητής Νοημοσύνης για αυτόματη κατηγοριοποίηση και σύνοψη μεταφορτωμένων εγγράφων.

Το πλήρες πλάνο πέραν των επόμενων τριών μηνών έχει ήδη κοινοποιηθεί στα μέλη του Breek.gr με συνδρομή πέραν της δοκιμαστικής βαθμίδας Free 4/1 , στην οποία έχεις πρόσβαση για ένα έτος από την εγγραφή σου. Σου υπενθυμίζουμε ότι τα μέλη μας με ενεργές συνδρομές Monitor εκτός της βαθμίδας Free 4/1 έχουν την δυνατότητα να επηρεάσουν το πλάνο μας.

Τι δεν έχει αλλάξει, και τι δε θα αλλάξει

Με αυτές τις τρέχουσες και επερχόμενες βελτιώσεις/αναβαθμίσεις, και πολλές ακόμη τις οποίες υλοποιούμε στο πνεύμα της συνεχούς βελτίωσης, οι ακρογωνιαίοι λίθοι του Breek.gr παραμένουν σταθεροί:

1. Πλούσια λειτουργικότητα για τη διαχείριση ακινήτων στην Ελλάδα.
2. «Καθαρό» και φιλικό περιβάλλον εργασίας, χρηστικό ακόμη και από το μικρότερο κινητό της αγοράς.
3. Προσιτό και ευέλικτο συνδρομητικό μοντέλο.
4. Συνεχής βελτίωση του λογισμικού με βάση τις λειτουργικές ανάγκες των μελών μας.

Έτσι είμαστε πάντα ανοιχτοί σε ιδέες και προτάσεις για την υλοποίηση βελτιώσεων και νέων λειτουργιών, ώστε μαζί με τα μέλη μας να καθορίσουμε τη σημασία της επαγγελματικής διαχείρισης ακινήτων στην Ελλάδα και τον τρόπο με τον οποίο αυτή η επαγγελματική δραστηριότητα μπορεί να αποτελέσει ουσιαστικό “profit center”.

Επόμενα βήματα

Αν είσαι ήδη μέλος του Breek.gr ενεργό συνδρομή Monitor (ακόμη και στη δοκιμαστική βαθμίδα Free 4/1 ), σε ευχαριστούμε για την εμπιστοσύνη προς την ομάδα μας και θα δεχθούμε με ευχαρίστηση τις επισημάνσεις και προτάσεις βελτίωσης που έχεις. Μπορείς να επικοινωνήσεις με την ομάδα μας στη διεύθυνση hello@breek.gr , ή με τηλεφώνημα ή μύνημα SMS, Viber ή Whatsapp στους αριθμούς που μπορείς να βρείς παρακάτω .

Αν δεν είσαι ήδη εγγεγραμένος στο Breek.gr, μην περιμένεις άλλο. Κάνε δωρεάν εγγραφή , επωφελήσου αυτόματα από τη δοκιμαστική συνδρομή Free 4/1 (χωρίς καμία υποχρέωση) και καταχώρισε έως και 5 ακίνητα με ευκολία, γνωρίζοντας ότι το Breek.gr είναι ο αξιόπιστος συνεργάτης σου για την απλοποίηση της διαχείρισης ακινήτων σε όλη την Ελλάδα.

Περισσότερα νέα από την ομάδα μας, προσεχώς. Ως τότε, ευχόμαστε καλές δουλειές ως διαχειριστής ή ιδιοκτήτης μέλος του Breek.gr!